Tools und Apps für die flexible Planung, Zeitmanagement, Projektmanagement, Fokus und Ideenmanagement

Ressourcen und Apps für deine flexible Planung, Zeitmanagement, Fokus, Ideen und Motivation

Ich stelle dir im folgenden viele Tools und Anwendungen vor, die du perfekt für deine Planung, dein Zeit- und Projektmanagement und dein Ideenmanagement benutzen kannst. Ich habe dir die Tools auch verlinkt, damit du bei Interesse sofort zuschlagen kannst.

Den Anfang macht die Planung mit digitalen Kanbanboards.

 ArbeitenDigitale Ressourcen für deine flexible Planung und Fokus:

Projekt- und Aufgabenkoordination mit Kanbanboards

Wenn du deine Ideen und Aufgaben übersichtlich strukturieren willst, an Deadlines erinnert werden möchtest, Kanban nutzt und evtl. im Team arbeiten willst, dann könnte Trello das Richtige für dich sein.

Trello* ist in der Basisversion kostenlos und beinhaltet schon viele wichtige Funktionen wie zehn Teamboards, einfache Automatisierung mit Butler und eine Integration von externen Anwendungen pro Board. Die Bezahlversionen sind dann eher für größere und professionelle Teams gedacht oder für größere Projekte, die viele Integrationen erfordern.

Du startest in Trello, indem du ein oder mehrere Boards bzw. virtuelle Pinnbretter erstellst. In diesen Boards kannst du beliebig viele Karten einfügen, die du mit Ideen, Informationen, Aufgabe, Links und auch Dokumenten füllen kannst. Wenn du nach der Kanban-Methode arbeitest, dann solltest du nur ein Board erstellen oder je ein Board für jeden Lebensbereich (Job, Studium, Familie, etc.), wenn du die Bereiche streng trennen willst und musst. Die Karten auf den Boards kannst du ebenfalls dafür benutzen, um deine To-dos zu terminieren und daran erinnert zu werden. Du kannst weitere Personen zu deinen Boards einladen und ihnen erlauben, sie zu bearbeiten. So kannst du z. B. Präsentationen oder Studienprojekte zusammen erledigen. Sehr gut ist ebenfalls die Kommentarfunktion und die Erwähnungsfunktion, mit der die Gruppenmitglieder per Mail an neue Boards und Task erinnert werden können. Ein großes Plus bei Trello ist die Checklistenfunktion. Außerdem kannst du dir eine Kalenderansicht freigeben und die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum zuordnen. So kannst du in einem Blick sehen, was man fällig ist und dich auch an die Fälligkeit erinnern lassen. Trello habe ich schon für meine digitale Bubble-To-do-Liste benutzt und bin begeistert, wie einfach und übersichtlich dieses Tool ist. Hier siehst du ein Beispielbild einer Bubble-To-do-Liste in Trello.

Alternativ bietet sich auch Asana oder Meistertask an, die ebenfalls digitale Kanbanboards und viele andere Funktionen bieten. Alle genannten Tools sind ebenfalls für die Teamarbeit geeignet. Für gewisse Teamfunktionen (Kalenderübersicht, automatisches Verschieben von Aufgaben an Teammitglieder, etc.) brauchst du aber die Bezahlversion dieser Tools.

Ein sehr mächtiges Tool für dein Zeitmanagement und das Arbeiten in Teams ist Monday*. Du kannst hier z.B. deine Ziele eingeben, nach Priorität sortieren und schön übersichtlich darstellen. Aber auch die Arbeit in Teams ist damit gut nachvollziehbar und sehr einfach.

 

 

Für die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine der einfachsten Zeitmanagementtechniken. Natürlich kannst du die Einheiten mit einem Küchenwecker oder dem Wecker deines Handy überwachen, aber es gibt auch viele, gute und kostenloses Apps für dein Handy oder deinen Browser. Ein Beispiel ist die App „Pomotodo“ , die Pomodoro-Technik mit To-do-Listen und Arbeitszeitenerfassung kombiniert. Weiterhin kannst du Statistiken erstellen und Erinnerungen für deine To-dos einstellen. All dies ist in der Basisversion möglich. Die Pro-Version bietet das Abonnement von Kalendern, wie z. B. iCalender oder Google Kalender, die individuelle Einstellung der Dauer deiner Pomodoro-Einheiten und die Erfassung von Wiederholungen und Notizen.

Eine sehr schlicht gehaltene Website, die aber perfekt für die Pomodoro-Technik, geeignet ist, ist der Tomato-Timer . Kostenlos und ohne Registrierung nutzbar.

 

Für mehr Fokus und weniger Ablenkung

Wenn du gerne deine Planung und sogar dein Timetracking digital gestalten möchtest, aber nicht Trello und Co. Benutzen möchtest, kannst du viele andere Apps benutzen. Vor allem, wenn es um die Minimierung von Zeiträubern geht, sind Fokus-Apps ideal. In diesem Fall empfehle ich immer Forest oder Stay Focused.

Es ist aber auch ganz einfach die Benutzung deiner Apps auf deinem Handy zu beschränken und die Zeit zu tracken. Oft ist es ein wahrer Augenöffner, wieviel Zeit man so täglich auf dem Handy und in den Social Media verschwendet. Auf jeden Fall kann dein Handy dich sogar bei einer Fokussteigerung helfen, indem du einfach die Nutzungsdauer einschränkst und z.B. bildschirmfreie Zeiten einrichtest. Hier findest du eine Anleitung für Andoid-Handy und hier für Apple-Geräte. 

 

 AlternativPlaner und analoge Tools für deine Planung:

Das Bullet Journal

Für das Bullet Journaling brauchst du nicht viel: ein Notizbuch, z.B. dieses* hier oder dieses* und einen guten Stift* oder einen Kugelschreiber.  Im Grunde kannst du dein Bullet Journal so gestalten, wie du möchtest und wie am besten zu dir passt. Du musst nicht künstlerisch begabt sein und musst nicht viel Zeit in die Pflege investieren.
Die Grundlage des Bullet Journaling bilden die Bullets (=Aufzählungspunkt), die deine Termine, To-dos und Ereignisse und deren Wichtigkeit darstellen.Mehr über das Bullet Journaling und die Anwendung in deinem Alltag erfährst du im gleichnamigen Buch von Ryder Caroll, dem Erfinder dieser grandiosen Planungsmethode. Alternativ gibt es hier meinen kurz-knackigen Onlinekurs zum Bullet Journaling.

Planer (datiert, undatiert und individuell gestaltbar)

Ich möchte dir jetzt verschiedene Planer vorstellen, die du gut für deine individuelle Planung und Zeitmanagement benutzen kannst.

1.) Das agile Notizbuch von Zettelweise*: Eigentlich nur ein Notizbuch (hochwertiges Papier, dotted) mit einem Kanbanboard. Aber durch die Dreiteilung der Klappe kannst du das Kanbanboard zu einer Bubble-To-do-Liste machen. Toll sind auch die mitgelieferten Klebezettel für deine agile Planung.

2.) Der Businessplaner* von StartupBoost bzw. Ideenberg: Ein vordatierter Planer für ein Jahr. Hochwertig gedruckt und mit einer 5-Tages-Übereicht auf einer Doppelseite. Viele Möglichkeiten Reflektionsfragen zu beantworten.

3.) Klarheit*: Ein undatierter Planer für 52 Wochen. Inklusive Coachingteil und Möglichkeit für Monatsreviews. Sehr hochwertig und schön gestaltet.

4.) Mein Notizbuch* für Kreative, Menschen mit vielen Ideen und Projekten und Freigeister: Das Notizbuch, das du perfekt zum Buch zum Bubble-Prinzip nutzen kannst. 122 Seiten für deine Ideen, Projekte und Gedanken.


Digitale Tools für deine Ideen:

Gehen deine Ideen auch immer verloren, weil du sie nicht aufschreibst? Ich finde nichts nerviger und überflüssiger als gute Impulse, die kommen und wieder vergessen werden. Oder Ideen, die auf Haftzetteln oder Servietten geschrieben werden und dann im Müll landen oder von Kindern zerrissen werden. Um das zu verhindern, möchte ich dir einige Tools und Hilfsmittel empfehlen, die entweder kostenlos oder günstig sind. Diese Aufzählung ist subjektiv und für dich beliebig erweiterbar! 

 

Das analoge Notizbuch

Einfach und kostengünstig kann es gehen, wenn man gerne analog unterwegs ist. So kannst du immer ein Notizbuch dabei haben, in das du alle Ideen schreibst. Werte keinen Gedanken und schreibe alles herunter. Zu Aufgaben müssen diese Ideen nicht werden; sie können es aber. Ich habe gute Erfahrungen mit den hochwertigen und schönen Notizbüchern von Leuchtturm* gemacht. Du kannst diese Notizbücher auch für das Bullet Journaling nutzen, was eine wunderbar-einfache Möglichkeit zur achtsamen Planung ist.

 

Das digitale Notizbuch

Wenn du viel unterwegs bist, deine Notizbücher gerne vergisst oder lieber digitale Tools benutzt, dann schaue dir dich mal folgende Programme an:

a) Textverarbeitungsprogramme oder die Notizbuchapp auf deinem Computer oder Handy: Sie sind die einfachste und meist auch kostengünstigste Variante. Hier wird es aber schnell unübersichtlich und die Suche ist auch deutlich erschwert.


b)
Evernote: Evernote kann schon in der kostenlosen Version viel mehr als nur Ideen und Notizen zu sammeln. Du kannst z. B. Dokumente einscannen, dir Websites und Artikel merken und vieles mehr.


c)
Trello: Eigentlich geht Trello als Planungs- und Projektmanagement-Programm am Start. Ich benutze es aber neben meiner digitalen Planung auch gerne als Ideenspeicher. Die kostenlose Version ist ausreichend.

 

 

Ideen digital sichern

Du bist viel unterwegs, hast Kinder oder schreibst ungern? Da kann ich dir eine Speech-to-Text-App empfehlen. GoogleDrive hat sie standardmäßig eingebaut. Ich arbeite aber lieber mit der App des gleichen Herstellers, Speechnotes bzw. Sprachnotizen, die es auch als Webanwendung gibt. Die Texte kannst du dann speichern oder dir als E-Mail schicken. Ziemlich praktisch oder?

Falls du viele Ideen hast, Artikel zum späteren Lesen und Verwenden speichern möchtest, wenn du deine analogen Zettel digitalisieren willst und auch unterwegs mit dem Handy oder Tablet deine Notizen und Einfälle verwalten willst, ist Evernote genau das Richtige für dich.  Evernote ist in der Basisversion kostenlos und bietet dennoch viele Möglichkeiten. So kannst du Notizen, Bilder, Blogartikel und Websiteninhalte hochladen, mit Schlagwörtern versehen und in Notizbüchern verwalten. Das Upload-Limit ist 60 MB, was bei normaler Nutzung kein Problem darstellen sollte. Da es auch eine Evernote-App gibt, ist die mobile Notizverwaltung ein Kinderspiel und ist auch perfekt dafür geeignet, um z. B. Wartezeiten mit dem Lesen von Blogartikeln zu überbrücken. Du kannst problemlos in deinen Notizen wie auch in Fotos mit Beschriftungen suchen. Für das Suchen in PDFs oder in Office-Dokumenten müsstest du aber auf die Premium oder Business-Variante hochstufen.

 

Weitere Tooltipps rund um die Planung, Zeitmanagement, Focus, Onlinezusammenarbeit und Onlineprodukte findest du in meinem kostenlosen Padlet (=eine Art digitaler Pinnwand). Klicke hier, um den Zugang dafür zu bekommen.

Katrin Wczasek

Katrin Wczasek

Mentorin und Ideennavigatorin für Scanner

Als ehemalige Projektmanagerin und stolze Scannerin mit 1000 Ideen kenne ich mich sehr gut mit der flexiblen Planung und Zeitmanagement für Scanner aus. Mein Motto, aus dem dann das BUBBLE-Prinzip entstanden ist, lautet: Auch du kannst strukturiert und kreativ sein.

Mehr zum BUBBLE-Prinzip findest du hier:

www.facebook.com/bubbleprinzip

 

Hast du keine Zeit, deine Zeit zu planen? Hast du viele Ideen, die ein Zuhause brauchen?

Diese wunderschönen Planervorlagen erleichtern dir das Leben, indem sie dir Zeit sparen bei der Tages-, Wochen- und Jahresplanung. Außerdem gibt es noch eine praktischen Projekt- und Essensplaner sowie eine Ideenliste, Vorlagen für dein Journaling und eine Habitracker-Vorlage für deine Routinen dazu! Die Vorlagen geben dir eine einfache Struktur für dein Zeitmanagement vor und geben dir trotzdem genug Freiheit für eigene Ideen und Notizen. Du erhältst hier beschreibbare und ausdruckbare PDF-Vorlagen.

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